Checklist – Citrus.cx

Soluções e Etapas

Fabiana Nonjah — Fri, 17 Nov 2023 17:52:14 +0000

Soluções são configuradas dentro das Ocorrências para determinar as possíveis resoluções de um Atendimento. Elas poderão seguir um Fluxo Principal, que irá ditar o passo a passo convencional para a Solução desta Ocorrência, ou um Fluxo Alternativo, quando necessário. Além disso, cada Solução poderá contar com Etapas e Tarefas a serem seguidas para que a Solução seja concluída com êxito. Para chegar às Soluções, no menu lateral esquerdo, encontre a opção Administração. Através desta aba, é possível configurar e personalizar todos os detalhes da sua empresa na plataforma.

A tela de administração é segmentada em blocos que agrupam configurações semelhantes. Além disso, no topo da listagem, o campo de busca poderá ser utilizado para localizar a configuração desejada. No bloco Configurações Gerais, localize a opção Tipo de Ocorrência.

Seremos redirecionados para outra página, onde será exibida a listagem de Tipos de Ocorrência já cadastrados abaixo. Clique no nome do Tipo de Ocorrência desejado para localizar as Ocorrências correspondentes.

Em seguida, clique na aba Ocorrências.

Na listagem de Ocorrências do Tipo de Ocorrência escolhido, será necessário editar os detalhes desta Ocorrência e criar as Soluções que serão utilizadas para tratar os Atendimentos vinculados a ela. Para editar os detalhes das Ocorrências criadas, procure na listagem a Ocorrência que deseja editar e clique no seu respectivo código.

Cadastrar Soluções

No bloco abaixo, na aba Soluções, podemos criar as Soluções que serão utilizadas para tratar as Ocorrências correspondentes. Uma mesma Ocorrência poderá conter várias Soluções, e elas poderão ser cadastradas no Fluxo Principal da tratativa da Ocorrência, ou num Fluxo Alternativo, caso necessário. Para cadastrar uma Solução, preencha os campos solicitados e clique em Salvar. A Solução criada será exibida ao lado. Caso tenha habilitado a flag Fluxo Alternativo, ela será listada no respectivo bloco. Repita o procedimento para adicionar mais Soluções.

Nome*: atribua um nome à Solução.
Tempo Estimado*: informe um Tempo Estimado para a conclusão desta Solução.
Observação: insira informações importantes e necessárias para esta Solução.
Descrição: informe um breve detalhamento sobre esta Solução.
Fluxo Alternativo: habilite esta flag caso a Solução que está sendo criada não seja um fluxo principal para a resolução da Ocorrência.

Cadastrar Etapas

Agora que já criamos as Soluções para as Ocorrências, podemos criar Etapas que serão associadas à Solução. Para isso, na listagem das Soluções, encontre a Solução desejada e clique no botão. Será exibido um pop-up com abas contendo novas informações que poderão ser configuradas. Através da aba Etapas, podemos acrescentar todas as Etapas que irão compor esta Solução. Para isso, basta preencher os campos solicitados e clicar em Salvar. A Etapa será exibida na listagem abaixo. Repita o procedimento para adicionar novas Etapas.

Nome*: atribua um nome à Etapa.
Tempo Estimado*: informe um Tempo Estimado para a conclusão desta Etapa.
Setor*: informe o Setor que será responsável pela tratativa desta Etapa. Caso queira que o Setor seja notificado quando esta Etapa for iniciada, poderá habilitar a respectiva flag ao lado.
Grupo de Solução: informe o Grupo de Solução que será responsável pela tratativa desta Etapa. Caso queira que o Grupo de Solução seja notificado quando esta Etapa for iniciada, poderá habilitar a respectiva flag ao lado.
Grupo de Campo Extra: caso queira, informe um Grupo de Campo Extra previamente configurado para acrescentar campos a serem preenchidos ao iniciar esta Etapa.
Formulário: caso queira, poderá ser informado um Formulário para coletar informações adicionais do Cliente quando esta Etapa for iniciada.
Alerta: informe um Alerta que será utilizado para enviar notificações de criticidade a respeito do SLA de um Atendimento aberto quando esta Etapa for iniciada.
Fluxo Alternativo: caso queira, é possível informar um Fluxo Alternativo que poderá ser ativado para realizar a tratativa desta Etapa.
Informação: digite informações importantes sobre esta Etapa.
Ação: caso queira, é possível configurar uma Ação que será realizada ao iniciar esta Etapa.
Envio de Dados: caso queira, é possível habilitar esta flag para que os dados desta Etapa sejam enviados para serviços de terceiros.
Execução Paralela: habilite esta flag para permitir que esta Etapa seja executada junto com outras Etapas.
Início Automático: habilite esta flag para permitir que esta Etapa seja iniciada automaticamente ao selecionar a respectiva Solução.
Finalização Automática: habilite esta flag para finalizar o Atendimento quando esta Etapa for iniciada. Este recurso é útil para ser habilitado na Etapa final de uma Solução, que poderá ser configurada para finalizar o Atendimento automaticamente.

Cadastrar Tarefas

Agora que já criamos as Etapas para as Soluções, podemos criar um Checklist de Tarefas que será associado à Etapa. Para isso, na listagem das Etapas, encontre a Etapa desejada e clique no botão. Será exibido um pop-up com abas contendo novas informações que poderão ser configuradas. Através da aba Checklist, podemos acrescentar todas as Tarefas que irão compor este Checklist. Para isso, basta informar o nome da Tarefa* e clicar em Adicionar. A Tarefa será exibida na listagem abaixo. Repita o procedimento para adicionar novas Tarefas.

Atribuir Responsáveis pela Etapa

Na aba Responsáveis, podemos determinar os Usuários que serão responsáveis, supervisores, ou gerentes da Etapa selecionada. Para isso, basta selecionar o Usuário Responsável* por esta Etapa e o respectivo Papel* que será desempenhado. Em seguida, clique em Adicionar. O Usuário selecionado será exibido abaixo. Repita o procedimento para adicionar outros Responsáveis.

Fluxo

Fabiana Nonjah — Mon, 13 Nov 2023 21:08:44 +0000

No Citrus.cx, Fluxos são sequências de etapas de atividades necessárias para realizar qualquer tipo de procedimento, como, por exemplo, prestar atendimento a um cliente, elaborar uma proposta de venda ou contratar um novo colaborador. Os Fluxos são utilizados para, posteriormente, serem executados em Processos.

Cadastro

Para configurar um Fluxo, no menu lateral esquerdo, encontre a opção Administração. Através desta aba, é possível configurar e personalizar todos os detalhes da sua empresa na plataforma.

Seremos redirecionados para outra página, onde será exibida a listagem de Padronizações de Atendimento já cadastradas abaixo. Caso deseje realizar a edição de algum item da listagem, basta clicar sobre ele e modificar os campos necessários.

No menu superior direito, encontramos três opções:

+Novo: botão utilizado para criar um novo Fluxo.
Excluir: botão utilizado para excluir um Fluxo já existente. Basta selecioná-lo da listagem e, em seguida, clicar em Excluir para removê-lo.
Filtro: botão utilizado para encontrar um Fluxo específico na listagem. Ao clicar, será liberado o campo para digitar a palavra-chave desejada e o botão Pesquisar para encontrá-la.

Para criar um Fluxo, basta clicar em +Novo e preencher os campos obrigatórios.

Seremos redirecionados para outra página contendo alguns campos a serem preenchidos para o cadastro de um novo Fluxo.

Nome: informe o Nome que identificará este Fluxo na listagem (campo obrigatório).
Tipo: informe o Tipo do Fluxo que deseja criar (campo obrigatório). Ele poderá ser Interno, ou poderá ser iniciado durante uma Oportunidade ou Proposta.
Grupo de Campos Extra: caso queira, poderá ser selecionado um Grupo de Campos Extra neste Fluxo para coletar dados adicionais.
Formulário Pesquisa de Satisfação: caso queira, poderá ser selecionado um Formulário de Pesquisa de Satisfação que será encaminhado ao Cliente automaticamente quando este Fluxo for finalizado.
Setor: informe o Setor que será responsável por este Fluxo (campo obrigatório).
Descrição Atendimento: informe um breve detalhamento sobre este Fluxo.

Finalizado o preenchimento, clique em Salvar e continuar.

Em seguida, será disponibilizado um novo bloco com abas contendo novas informações que poderão ser configuradas. Navegue entre as abas disponibilizadas clicando na opção desejada.

Etapas

Na aba Etapas, podemos criar as Etapas que irão compor este Fluxo. Para isso, clique no botão + Nova Etapa e preencha os campos solicitados. Após preenchê-los, clique no botão Salvar e a Etapa será exibida na listagem abaixo. Repita o procedimento para adicionar novas Etapas.

Nome: informe o Nome que identificará esta Etapa na listagem (campo obrigatório).
Tempo Estimado: informe o Tempo Estimado que esta etapa terá (campo obrigatório). O Tempo poderá ser configurado em Minutos, Horas ou Dias.
Setor: informe o Setor que será responsável por esta Etapa (campo obrigatório). Caso queira que este Setor seja notificado quando a etapa for iniciada, habilite a respectiva flag ao lado.
Equipe/Grupo de Solução: informe a Equipe ou o Grupo de Solução que será responsável por esta Etapa. Caso queira que a Equipe ou o Grupo seja notificado quando a etapa for iniciada, habilite a respectiva flag ao lado.
Grupo de Campos Extra: caso queira, poderá ser selecionado um Grupo de Campos Extra nesta Etapa para coletar dados adicionais.
Informação: informe um breve detalhamento sobre esta Etapa.
Bloquear edição: habilite esta flag caso queira que os campos de preenchimento da Proposta, da Oportunidade ou do Processo sejam bloqueados quando esta Etapa for iniciada.
Envio de dados: habilite esta flag caso queira que os dados desta Etapa sejam enviados para um servidor externo. Essa configuração poderá ser feita caso já exista uma Integração com o Cliente realizada.

Dados Adicionais da Etapa

Para acrescentar uma tarefa a uma etapa existente, na listagem das etapas, clique no botão. Será exibido um pop-up com abas contendo novas informações que poderão ser configuradas.

Através da aba Checklist, podemos acrescentar todas as tarefas que irão compor o Checklist desta Etapa. Para isso, basta digitar o nome da sua tarefa e clicar em Adicionar. A tarefa será exibida ao lado. Repita o procedimento para adicionar novas Tarefas.

Na aba Responsáveis, podemos determinar os Usuários que serão responsáveis, supervisores, ou gerentes dessa Etapa específica.

Para isso, basta selecionar o Usuário Responsável (campo obrigatório) por esta Etapa e o respectivo Papel (campo obrigatório) que será desempenhado. Em seguida, clique em Adicionar. O Usuário selecionado será exibido ao lado. Repita o procedimento para adicionar outros Responsáveis.

Na aba Anexos, podemos acrescentar arquivos a esta respectiva Etapa, assim como requisições, comprovantes, formulários preenchidos, etc. Para isso, basta clicar no botão Selecione o arquivo e informar o arquivo localizado no diretório da sua máquina local. Em seguida, clique em +Adicionar e ele será exibido ao lado. Repita o procedimento para adicionar outros Anexos.

Na aba Documentos, podemos acrescentar documentos a esta respectiva Etapa para eles serem preenchidos pelo Cliente, assim como termos, contratos etc. Para isso, basta selecionar da listagem o Documento desejado e clicar em Salvar. Ele será exibido ao lado. Repita o procedimento para adicionar outros Documentos. Documentos podem ser cadastrados na plataforma através do atalho Administração > Configurações Gerais > Documentos.

Anexos

Na aba Anexos, podemos acrescentar arquivos a este respectivo Fluxo, assim como requisições, comprovantes, formulários preenchidos etc.

Para isso, basta clicar no botão Selecione o arquivo e informar o arquivo localizado no diretório da sua máquina local.

Em seguida, clique em + Adicionar e ele será exibido ao lado. Repita o procedimento para adicionar outros Anexos.

IMPORTANTE: Os Anexos do Fluxo diferem dos Anexos da Etapa. Os Anexos do Fluxo serão vinculados ao Fluxo inteiro, enquanto os Anexos da Etapa serão associados apenas à Etapa correspondente.

Documentos

Na aba Documentos, podemos acrescentar documentos a este respectivo Fluxo para que eles sejam preenchidos pelo Cliente, assim como termos, contratos etc.

Para isso, basta selecionar da listagem o Documento desejado e clicar em Salvar. Ele será exibido ao lado. Repita o procedimento para adicionar outros Documentos.

Documentos podem ser cadastrados na plataforma através do atalho Administração > Configurações Gerais > Documentos.

IMPORTANTE: Os Documentos do Fluxo são diferentes dos Documentos da Etapa. Os Documentos do Fluxo serão vinculados ao Fluxo inteiro, enquanto os Documentos da Etapa serão associados apenas à Etapa correspondente.

Finalizado o preenchimento, clique em Salvar para encerrar o procedimento, localizado no canto superior direito. O Fluxo criado será exibido na listagem em seguida e ele já poderá ser associado ao seu Tipo correspondente, como um Processo interno, um Processo para Atendimento, uma Proposta ou uma Oportunidade.